Từ ngày 1/7/2025, các quy định mới về thuế Giá trị gia tăng (VAT) chính thức có hiệu lực, trong đó điểm nhấn quan trọng là yêu cầu100% hàng hóa, dịch vụ phải thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp mới đủ điều kiện khấu trừ VAT.
Nhiều người cho rằng đây là việc không quá khó khăn, bởi phần lớn các giao dịch doanh nghiệp hiện nay đều đã sử dụng chuyển khoản. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ vẫn chưa chuẩn bị sẵn sàng về hệ thống thanh toán cũng như quy trình quản lý chi tiêu. Nếu không thay đổi kịp thời, chính các đơn vị này có thể rơi vào “bẫy” chi phí âm thầm mà không hay biết.
“Bẫy” vô hình với các doanh nghiệp nhỏ
Không như các tập đoàn lớn với đội ngũ kế toán chuyên nghiệp và quy trình quản lý chặt chẽ, phần lớn doanh nghiệp nhỏ lẻ vẫn vận hành khá linh hoạt, thậm chí mang tính tự phát. Nhiều trường hợp, chủ doanh nghiệp hoặc nhân viên tự bỏ tiền túi ra chi cho những khoản dưới 5 - 10 triệu đồng như mua văn phòng phẩm, thanh toán dịch vụ quảng cáo, chi phí tiếp khách,… Sau đó mới làm đề nghị hoàn ứng, tập hợp hóa đơn gửi lại cho kế toán xử lý.
Quy trình này tuy nhanh gọn trước mắt, nhưng khi quy định mới có hiệu lực, nếu khoản chi không được thực hiện từ tài khoản doanh nghiệp hoặc không có hóa đơn hợp lệ, thì toàn bộ số tiền đó sẽ không được tính vào chi phí hợp lệ. Doanh nghiệp không được khấu trừ VAT, đồng nghĩa với việc chi phí đầu vào tăng lên, lợi nhuận bị bào mòn.
Tâm lý chủ quan
Một thực tế đáng lo ngại là nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn giữ tâm lý xem nhẹ các khoản chi tiêu nhỏ lẻ, cho rằng chỉ cần gom đủ hóa đơn là ổn. Tuy nhiên, luật đã quy định rõ: hóa đơn chỉ được khấu trừ nếu códấu vết thanh toán hợp lệ qua tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp.
Thêm vào đó, thủ tục lập và duyệt lệnh chi từ tài khoản doanh nghiệp vốn tốn khá nhiều thời gian. Nhân viên lập đề nghị thanh toán, kế toán kiểm tra hồ sơ, kế toán trưởng phê duyệt, cuối cùng giám đốc ký duyệt rồi mới chuyển tiền. Với doanh nghiệp nhỏ thiếu bộ phận chuyên trách, quy trình này càng rườm rà, phát sinh tâm lý “chi cá nhân cho nhanh”, vô tình tạo ra thói quen tiềm ẩn rủi ro pháp lý.
Hậu quả là khi bị kiểm tra, doanh nghiệp không chứng minh được giao dịch hợp lệ, vừa mất quyền khấu trừ VAT, vừa có nguy cơ bị xử phạt vì vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn và thanh toán.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để không mắc “bẫy”?
Để thích ứng với quy định mới, bản thân doanh nghiệp phải rà soát lại toàn bộ quy trình chi tiêu nội bộ, đảm bảo mọi giao dịch đều tuân thủ:
- Có hóa đơn VAT hợp lệ đi kèm.
- Thanh toán không dùng tiền mặt, thực hiện qua tài khoản ngân hàng mang tên doanh nghiệp.
- Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi tiêu nhỏ lẻ, tránh để nhân viên tự ứng tiền cá nhân gây rối loạn sổ sách.
Tuy nhiên, việc kiểm soát thủ công rất dễ phát sinh chậm trễ hoặc thiếu sót, đặc biệt với các đơn vị chưa có hệ thống quản trị chuyên sâu. Lúc này, việc ứng dụng các giải pháp tài chính - công nghệ là cần thiết.
Casso Xpense - Công cụ hỗ trợ thích ứng với quy định mới
Casso Xpense, được thiết kế theo đúng tinh thần “mỗi doanh nghiệp là một ngân hàng”, giúp đơn vị chủ động quản lý chi tiêu mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
Theo đó, doanh nghiệp có thể:
- Cấp tài khoản riêng cho từng nhân viên, thông qua mã mời (invitation code).
- Nhân viên thực hiện chuyển khoản trực tiếp đến nhà cung cấp, đối tác. Điều kiện là giao dịch phải đi kèm hóa đơn VAT, nằm trong hạn mức được cấp.
- Với các khoản đã tạm ứng cá nhân, chỉ cần nhập mã hóa đơn vào hệ thống Casso Xpense . Hệ thống sẽ kết nối API với Tổng cục Thuế để đối soát. Khi hóa đơn hợp lệ, tiền tự động chuyển từ tài khoản doanh nghiệp về tài khoản cá nhân.
Nhờ đó:
- Tiết kiệm thời gian, bỏ qua khâu lập - duyệt lệnh thủ công.
- Tự động kiểm tra hóa đơn VAT, tránh rủi ro sử dụng hóa đơn giả hoặc không hợp lệ.
- Chi tiêu minh bạch, kiểm soát rõ hạn mức của từng nhân viên.
- Đảm bảo toàn bộ giao dịch đều hợp lệ để được khấu trừ VAT theo đúng quy định.
Quy định mới về thanh toán không dùng tiền mặt và hóa đơn VAT là xu hướng tất yếu, góp phần minh bạch hóa hoạt động kinh doanh. Nhưng với các doanh nghiệp nhỏ lẻ, nếu không kịp thích nghi, bài toán chi phí sẽ trở thành áp lực lớn.
Giải pháp tài chính công nghệ như Casso Xpense chính là bước đệm giúp doanh nghiệp vượt qua rào cản này, vừa nâng cao hiệu quả quản lý, vừa bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong quá trình hoạt động.
Hãy chủ động chuẩn bị trước khi “bẫy” chi phí vô hình khiến doanh nghiệp của bạn thiệt hại không đáng có.
