Ông H. – Giám đốc điều hành một doanh nghiệp dịch vụ quy mô vừa – không xa lạ gì với cảnh mỗi ngày bắt đầu bằng một xấp hồ sơ, đề nghị thanh toán và danh sách các lệnh chi cần ký. Điều đáng nói, phần lớn những khoản chi này đều là những giao dịch nhỏ: vài trăm nghìn tiền văn phòng phẩm, vài triệu đồng cho dịch vụ quảng cáo trực tuyến, hay một khoản đặt cọc thuê địa điểm sự kiện.
Với tinh thần kiểm soát tài chính nghiêm ngặt, từ ngày đầu thành lập công ty, ông H. yêu cầu mọi khoản chi dù lớn hay nhỏ đều phải qua bước lập lệnh, kiểm tra chứng từ và được chính ông phê duyệt cuối cùng.
Tuy nhiên, khi công ty ngày càng phát triển, số lượng nhân viên và nhu cầu chi tiêu tăng lên, chính quy trình tưởng như an toàn đó lại trở thành áp lực lớn cho người đứng đầu.
Giám đốc… kiêm “kế toán trưởng bất đắc dĩ”
“Mỗi ngày tôi ký tới cả chục lệnh chi nhỏ lẻ. Thời gian dành cho chiến lược, cho khách hàng cứ thế bị bào mòn dần bởi những giấy tờ không dứt”, ông H. thẳng thắn nhìn nhận.
Những khoản chi nhỏ này đều phục vụ vận hành hàng ngày, nếu không được xử lý kịp thời sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới tiến độ công việc. Thế nhưng, để đảm bảo đủ điều kiện khấu trừ VAT, mọi giao dịch đều phải thực hiện qua tài khoản doanh nghiệp, có hóa đơn VAT hợp lệ và được phê duyệt đầy đủ.
Trong khi đó, lịch trình bận rộn của lãnh đạo không phải lúc nào cũng cho phép xử lý nhanh chóng. Hệ quả là nhân viên phải ứng tiền cá nhân, hồ sơ hoàn ứng bị dồn lại, thủ tục ngày càng chồng chất. Ông H. không ít lần phải ký “back date” để giải quyết hồ sơ cũ – một rủi ro tiềm ẩn cho doanh nghiệp cả về pháp lý lẫn uy tín nội bộ.
Bài toán nan giải: Kiểm soát chặt nhưng không thể tắc nghẽn
Thực tế, ông H. không phải là trường hợp cá biệt. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay vẫn đang loay hoay với bài toán kiểm soát tài chính nội bộ. Siết chặt quá, doanh nghiệp vận hành ì ạch, nhân viên nản lòng. Thả lỏng quá, rủi ro thất thoát tài chính, sai sót hóa đơn có thể xảy ra bất cứ lúc nào.
Đặc biệt, từ ngày 1/7/2025, quy định mới yêu cầu tất cả hàng hóa, dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt mới đủ điều kiện khấu trừ VAT càng khiến vấn đề thêm căng thẳng. Duyệt lệnh thủ công, xử lý từng khoản chi nhỏ lẻ không chỉ tốn thời gian mà còn khó đảm bảo tuân thủ kịp thời, đầy đủ.
Xuất phát từ những trăn trở đó, ý tưởng về một nền tảng quản lý chi tiêu nội bộ thông minh được hình thành – hướng đến mô hình mỗi doanh nghiệp như một “ngân hàng riêng”, nơi nhân viên có thể chủ động chi tiêu trong phạm vi được cấp quyền, còn doanh nghiệp kiểm soát toàn diện mọi giao dịch trên nền tảng số.
Định hướng giải pháp: Từ thực tiễn đến số hóa chi tiêu nội bộ
Nếu bạn cũng đang gặp những khó khăn tương tự tại doanh nghiệp mình – từ việc giấy tờ tồn đọng, hồ sơ hoàn ứng dồn ứ, cho tới tình trạng lãnh đạo phải xử lý từng khoản chi nhỏ lẻ, hoặc áp lực ngày càng lớn khi chính sách về hóa đơn, thanh toán không dùng tiền mặt siết chặt – thì việc tìm kiếm một công cụ quản lý chi tiêu nội bộ hiệu quả là điều không thể chậm trễ.
X Bank chính là một trong những giải pháp đang được nghiên cứu và phát triển nhằm giải quyết chính bài toán đó.
Với định hướng:
- Biến mỗi doanh nghiệp thành một “ngân hàng thu nhỏ”, nơi dòng tiền chi tiêu nội bộ được kiểm soát chủ động, minh bạch.
- Nhân viên được cấp hạn mức rõ ràng, chủ động thực hiện giao dịch phục vụ công việc.
- Mọi khoản chi đều gắn liền với hóa đơn VAT hợp lệ, kết nối đối soát tự động với cơ quan thuế.
- Giảm tải quy trình lập lệnh – duyệt lệnh truyền thống, hạn chế rủi ro và sai sót.
Thực tế tại doanh nghiệp ông H. là ví dụ rõ nét cho thấy: khi mô hình quản lý chi tiêu nội bộ không thay đổi, lãnh đạo sẽ bị cuốn vào những công việc nhỏ lẻ, nhân viên mất động lực, vận hành đình trệ, rủi ro pháp lý ngày càng lớn.
Đã đến lúc các doanh nghiệp cần nhìn nhận lại quy trình chi tiêu của mình, mạnh dạn áp dụng công nghệ, từng bước xây dựng cơ chế trao quyền nhưng kiểm soát chặt chẽ, từ đó vừa tiết kiệm thời gian, vừa tuân thủ đúng các quy định pháp lý đang ngày càng siết chặt, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số là xu thế tất yếu.
