Trong các doanh nghiệp xây dựng, kỹ thuật hoặc đơn vị thi công dự án, quản lý ứng trước cho công trình luôn là một trong những khâu dễ phát sinh sai sót và rủi ro nhất. Nếu không được kiểm soát chặt chẽ, các khoản tạm ứng có thể khiến dòng tiền rối loạn, chi phí bị lệch pha, thậm chí ảnh hưởng đến tiến độ và lợi nhuận dự án.
Vậy làm thế nào để quản lý ứng trước hiệu quả, minh bạch và đúng quy trình? Bài toán tưởng như phức tạp này đang dần có lời giải nhờ ứng dụng công nghệ và phần mềm chi tiêu tự động như Casso Xpense.
Ứng trước – “điểm mù” trong kiểm soát chi phí công trình
Trong quá trình vận hành thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp phải những tình huống như:
- Nhân viên xin tạm ứng 30 triệu cho công trình A, nhưng sử dụng cho công trình B
- Không rõ ai đang giữ bao nhiêu tiền tạm ứng, kế toán mất nhiều thời gian rà soát
- Hoàn ứng chậm, không đúng thời hạn, thiếu chứng từ, hóa đơn không hợp lệ
- Tạm ứng bằng tiền mặt, chi rồi mới báo, dẫn đến thiếu tính minh bạch
Những sai sót này thường không đến từ gian lận mà là do thiếu quy trình rõ ràng và công cụ hỗ trợ kiểm soát. Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng công trình tăng, chi phí tạm ứng ngày càng lớn, rủi ro cũng tỷ lệ thuận.
5 nguyên tắc kiểm soát ứng trước công trình hiệu quả
Để quản lý tốt tạm ứng, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát ứng trước theo những nguyên tắc sau:
- Gắn chặt khoản ứng với công trình và người chịu trách nhiệm
Mỗi khoản tạm ứng cần được phân bổ rõ theo công trình, hạng mục và cá nhân chịu trách nhiệm. Tránh trường hợp ứng cho dự án A nhưng chi cho B – điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quyết toán cuối kỳ và khả năng kiểm soát ngân sách.
- Duyệt trước – chi sau, minh bạch ngay từ đầu
Việc xin và duyệt tạm ứng nên được thực hiện trước khi khoản chi diễn ra, thông qua quy trình rõ ràng. Tránh việc “chi xong rồi mới xin hoàn ứng” – dễ dẫn đến thất thoát hoặc không được khấu trừ chi phí.
- Thiết lập thời gian hoàn ứng và nhắc nhở tự động
Doanh nghiệp nên quy định thời hạn hoàn ứng cụ thể (ví dụ trong vòng 7 ngày sau khi chi), đồng thời có công cụ nhắc nhở tự động để người phụ trách không quên, kế toán không phải đôn đốc thủ công.
- Hạn chế dùng tiền mặt – ưu tiên thanh toán điện tử
Thanh toán không dùng tiền mặt là xu hướng tất yếu và sẽ bắt buộc theo Luật thuế mới (áp dụng từ 01/7/2025). Việc chuyển sang hình thức tạm ứng – thanh toán – khớp hóa đơn tự động không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch mà còn giữ quyền khấu trừ thuế.
- Ứng dụng phần mềm quản lý chi tiêu – tránh sai sót thủ công
Quản lý ứng trước bằng file Excel hoặc sổ giấy không còn phù hợp với tốc độ vận hành hiện nay. Doanh nghiệp cần một công cụ chuyên biệt có khả năng theo dõi tạm ứng theo dự án, nhân sự, thời gian, và kết nối dữ liệu chi tiêu – hóa đơn – ngân hàng – kế toán.
Casso Xpense – Giải pháp kiểm soát ứng trước và chi tiêu nội bộ hiệu quả
Phần mềm Casso Xpense được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình quản lý chi tiêu, bao gồm cả tạm ứng cho công trình.
Một số tính năng nổi bật giúp kiểm soát ứng trước hiệu quả:
- ✅ Tạo – duyệt – ghi nhận tạm ứng theo công trình, nhân sự
- ✅ Gắn chi phí và hóa đơn theo từng khoản tạm ứng
- ✅ Tích hợp với ngân hàng, phần mềm hóa đơn.
- ✅ Kiểm soát được lượng chi tiêu ứng trước.
Với Casso Xpense, doanh nghiệp có thể:
- Hạn chế thất thoát chi phí
- Rút ngắn thời gian quyết toán công trình
- Nâng cao tính minh bạch và tuân thủ pháp lý
Tạm ứng cho công trình không phải là vấn đề mới, nhưng nếu không kiểm soát đúng cách, nó sẽ tiếp tục là “lỗ hổng” làm hao mòn lợi nhuận doanh nghiệp.
Việc xây dựng quy trình rõ ràng và ứng dụng giải pháp công nghệ như Casso Xpense chính là bước tiến cần thiết giúp doanh nghiệp quản lý chi tiêu nội bộ hiệu quả hơn – từ ứng trước, chi tiêu đến quyết toán, tất cả đều minh bạch và tự động.
