Tại nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc nhân viên tự bỏ tiền túi để thanh toán những khoản phục vụ hoạt động công ty rồi làm thủ tục hoàn ứng là chuyện diễn ra như cơm bữa. Nhìn qua, cách làm này tưởng như linh hoạt, giúp vận hành không bị ngắt quãng. Nhưng thực tế, đây lại là mầm mống tiềm ẩn nhiều rủi ro về pháp lý, tài chính và cả sự minh bạch trong doanh nghiệp.
Chi hộ – Thói quen “tiện đâu làm đó” dễ tạo hệ lụy lớn
Không khó để bắt gặp những khoản chi nhỏ như mua văn phòng phẩm, thanh toán dịch vụ quảng cáo trực tuyến, đặt cọc thuê địa điểm, trả phí phần mềm… đều được nhân viên hoặc chủ doanh nghiệp ứng trước. Sau đó, họ tập hợp hóa đơn và làm đề nghị hoàn ứng với kế toán.
Tuy nhiên, chính những khoản tưởng chừng đơn giản ấy lại có thể khiến doanh nghiệp phải trả giá đắt nếu không kiểm soát chặt chẽ.
Đầu tiên là nguy cơ mất quyền khấu trừ thuế VAT. Theo quy định, để được khấu trừ thuế đầu vào, giao dịch phải được thực hiện không dùng tiền mặt, thông qua tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp, đồng thời phải có hóa đơn VAT hợp lệ. Nếu nhân viên tự chi từ tài khoản cá nhân, dù có đầy đủ hóa đơn thì khả năng bị loại trừ quyền khấu trừ thuế là rất lớn.
Bên cạnh đó, việc gom hóa đơn và chứng từ thủ công khiến sai sót dễ xảy ra. Chỉ cần thiếu một hóa đơn, kê khai nhầm số liệu hay lẫn lộn chứng từ giữa các khoản chi cá nhân và chi cho công việc, sổ sách kế toán có thể bị rối loạn, kéo theo nhiều rủi ro khi kiểm toán hoặc thanh tra thuế.
Chưa kể, việc để nhân viên tự bỏ tiền túi chi hộ cũng tác động tiêu cực tới tinh thần và sự gắn bó của họ. Không ai muốn thu nhập cá nhân bị xáo trộn vì phải ứng tiền cho công ty, nhất là khi quy trình hoàn ứng còn rườm rà và thiếu nhất quán.
Về phía doanh nghiệp, bộ phận kế toán cũng phải “gánh” thêm khối lượng lớn công việc xử lý hồ sơ hoàn ứng thủ công, mất nhiều thời gian kiểm tra, duyệt hồ sơ. Khi số lượng giao dịch tăng lên, áp lực càng lớn, nguy cơ sai sót càng cao.
Bối cảnh mới, doanh nghiệp buộc phải thay đổi
Thực tế, mô hình chi tiêu nội bộ như vậy vốn đã bộc lộ nhiều hạn chế. Nhưng từ ngày 1/7/2025, khi quy định mới về thuế VAT chính thức có hiệu lực, tình hình càng trở nên cấp bách hơn.
Theo đó, toàn bộ hàng hóa, dịch vụ muốn khấu trừ VAT đều bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt. Việc để nhân viên tự chi hộ rồi hoàn ứng không còn là giải pháp tình thế nữa, mà sẽ trở thành nguy cơ khiến doanh nghiệp thiệt hại tài chính, mất quyền lợi thuế vụ, thậm chí đối diện với các rủi ro pháp lý nếu không tuân thủ đúng.
Đây là thời điểm doanh nghiệp cần nhìn nhận nghiêm túc về cách quản lý chi tiêu nội bộ, đặc biệt là các khoản chi nhỏ lẻ nhưng phát sinh thường xuyên.
Giải pháp số hóa chi tiêu – Xu hướng tất yếu cho doanh nghiệp hiện đại
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn giải pháp tài chính ứng dụng công nghệ để giải quyết triệt để bài toán chi tiêu nội bộ, đảm bảo tuân thủ pháp luật mà vẫn giữ được sự linh hoạt cần thiết.
Một trong những mô hình được nhắc đến nhiều là quản lý chi tiêu qua hệ thống ngân hàng nội bộ, nơi mỗi nhân viên được cấp tài khoản riêng để thực hiện giao dịch cho mục đích công việc, nằm trong phạm vi ngân sách được phê duyệt trước.
Với X Bank – nền tảng tài chính số hóa giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát chi tiêu từng nhân viên mà không cần qua bước lập lệnh, duyệt lệnh thủ công rườm rà. Với cơ chế cấp tài khoản riêng qua mã mời, nhân viên có thể thực hiện chuyển khoản trực tiếp từ tài khoản công ty đến nhà cung cấp hoặc đối tác, với điều kiện bắt buộc mỗi giao dịch phải đi kèm hóa đơn VAT hợp lệ.
Trong trường hợp nhân viên đã tạm ứng tiền cá nhân, chỉ cần nhập mã hóa đơn vào hệ thống, X Bank sẽ tự động kết nối với Tổng cục Thuế để kiểm tra tính hợp lệ. Khi xác thực thành công, tiền được chuyển từ tài khoản doanh nghiệp về tài khoản cá nhân mà không cần lập lệnh, duyệt lệnh phức tạp như trước.
Nhờ vậy, doanh nghiệp vừa loại bỏ được khâu hoàn ứng truyền thống nhiều bất cập, vừa đảm bảo mọi giao dịch đều minh bạch, hợp pháp, đủ điều kiện khấu trừ VAT, đặc biệt là sau khi quy định mới có hiệu lực.
Việc để nhân viên tự bỏ tiền túi chi hộ, rồi làm hoàn ứng từng khoản nhỏ tưởng chừng thuận tiện nhưng lại tiềm ẩn quá nhiều rủi ro tài chính và pháp lý cho doanh nghiệp. Trong bối cảnh chính sách siết chặt hơn về hóa đơn, thanh toán không dùng tiền mặt, mô hình này càng bộc lộ nhiều điểm yếu cần thay đổi.
Ứng dụng các giải pháp tài chính công nghệ như X Bank chính là bước đi cần thiết giúp doanh nghiệp quản lý chi tiêu chủ động, minh bạch và tiết kiệm thời gian. Quan trọng hơn, đây là cách bảo vệ quyền lợi thuế vụ và quyền lợi thu nhập cho từng nhân viên – những người đồng hành không thể thiếu trên hành trình phát triển của doanh nghiệp.
