Từ ngày 1/7/2025, một loạt quy định mới liên quan đến thuế Giá trị gia tăng (VAT) chính thức có hiệu lực, trong đó điểm nhấn lớn nhất là yêu cầu toàn bộ hàng hóa, dịch vụ phải được thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp mới đủ điều kiện khấu trừ VAT. Đây được xem là bước đi nhằm tăng cường minh bạch tài chính, phòng chống gian lận thuế. Tuy nhiên, với nhiều doanh nghiệp nhỏ, thiếu sự chuẩn bị bài bản, chính sách này có thể trở thành “cú sốc” thực sự.
Những khoản chi tưởng nhỏ, hậu quả lại không nhỏ
Trong môi trường doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là các đơn vị khởi nghiệp hoặc kinh doanh hộ gia đình mở rộng, việc nhân viên tự bỏ tiền túi để thanh toán các khoản chi cho công ty không còn xa lạ. Văn phòng phẩm, dịch vụ marketing, phần mềm hỗ trợ công việc, thậm chí là đặt cọc thuê địa điểm… hầu hết đều được xử lý nhanh theo thói quen “chi trước – hoàn ứng sau”.
Tuy nhiên, theo quy định mới, chỉ khi doanh nghiệp thực hiện thanh toán qua tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp, có hóa đơn VAT hợp lệ đi kèm, khoản chi đó mới được coi là hợp lệ cho mục đích khấu trừ thuế. Điều này đồng nghĩa:
Nếu nhân viên chi từ tài khoản cá nhân, dù có hóa đơn đầy đủ, doanh nghiệp vẫn có thể mất quyền khấu trừ VAT.
Nếu thanh toán tiền mặt, bất kể giá trị lớn hay nhỏ, doanh nghiệp cũng đối mặt nguy cơ tương tự.
Hậu quả không chỉ nằm ở việc tăng chi phí đầu vào vì không được khấu trừ thuế, mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị truy thu, xử phạt nếu cơ quan chức năng phát hiện sai phạm trong quá trình thanh tra, kiểm tra.
Chủ quan với hóa đơn – Cái giá không hề rẻ
Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp nhỏ lẻ vẫn duy trì suy nghĩ “gom hóa đơn đầy đủ là được”, hoặc cho rằng những khoản chi nhỏ không đáng lo ngại. Tuy nhiên, theo các chuyên gia tài chính, đây là lối tư duy tiềm ẩn nhiều rủi ro:
- Cơ quan thuế ngày càng siết chặt việc đối soát giữa hóa đơn và dòng tiền thực tế qua ngân hàng.
- Các giao dịch không rõ nguồn gốc, thanh toán từ tài khoản cá nhân, tiền mặt… đều có thể trở thành bằng chứng khiến doanh nghiệp mất quyền khấu trừ.
- Không ít trường hợp bị áp dụng biện pháp truy thu thuế, phạt hành chính hoặc thậm chí đình chỉ hóa đơn nếu vi phạm lặp lại.
Bài học từ thực tiễn
Anh Hưng, giám đốc một doanh nghiệp cung ứng thiết bị văn phòng tại TP.HCM chia sẻ: “Trước đây công ty tôi hay để nhân viên ứng tiền chi trước cho các khoản nhỏ. Sau vài tháng mới tổng hợp hóa đơn, làm thủ tục hoàn ứng một lần. Có thời điểm, kế toán gom hóa đơn, kiểm tra mới phát hiện nhiều khoản không đủ điều kiện khấu trừ VAT do thanh toán cá nhân hoặc thiếu minh bạch dòng tiền”.
Theo anh Hưng, hậu quả là chi phí đầu vào đội lên, lợi nhuận thực tế bị sụt giảm đáng kể. “Từ đó tôi mới nhận ra, cứ chủ quan với mấy khoản nhỏ là sai lầm. Doanh nghiệp nhỏ mà quản lý tài chính lỏng lẻo là tự hại mình”, anh nói.
Giải pháp cho doanh nghiệp: Minh bạch từ gốc – Chủ động từ đầu
Để tránh rơi vào vòng luẩn quẩn của những sai sót tài chính, các chuyên gia cho rằng, điều quan trọng nhất là doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống thanh toán nội bộ rõ ràng, minh bạch ngay từ ban đầu. Việc để nhân viên tự bỏ tiền túi chi hộ cho các hoạt động liên quan đến công việc không chỉ tiềm ẩn rủi ro pháp lý, mà còn tạo ra sự thiếu nhất quán trong kiểm soát dòng tiền.
Tất cả các giao dịch phát sinh phục vụ mục đích kinh doanh, dù giá trị lớn hay nhỏ, đều nên được thực hiện trực tiếp từ tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp. Đây là điều kiện bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn đảm bảo quyền khấu trừ VAT theo đúng quy định mới.
Song song đó, việc xây dựng một quy trình kiểm soát hóa đơn chặt chẽ, đối soát dữ liệu đầy đủ, chính xác là yếu tố không thể thiếu để bảo vệ quyền lợi tài chính và phòng ngừa các rủi ro khi bị kiểm tra, thanh tra từ cơ quan chức năng.
Tuy nhiên, bài toán đặt ra là nếu doanh nghiệp cứ duy trì mô hình kế toán thủ công như hiện nay, giám đốc hoặc người có thẩm quyền cao nhất sẽ phải ký duyệt từng lệnh chi, từng khoản nhỏ lẻ mỗi ngày. Điều này vừa gây lãng phí thời gian, vừa tạo áp lực không cần thiết cho bộ phận kế toán và lãnh đạo.
Chính vì vậy, xu hướng ứng dụng các nền tảng quản lý tài chính nội bộ thông minh như X Bank đang dần trở thành lựa chọn tất yếu của nhiều doanh nghiệp hiện đại.
Gợi ý từ thực tế: “Mỗi doanh nghiệp là một ngân hàng riêng” với X Bank
X Bank được phát triển dựa trên một tư duy mới trong quản lý chi tiêu doanh nghiệp, lấy cảm hứng từ mô hình “mỗi doanh nghiệp là một ngân hàng riêng”. Theo đó, doanh nghiệp đóng vai trò kiểm soát và điều phối toàn bộ hoạt động tài chính, còn đội ngũ nhân viên được cấp quyền chủ động chi tiêu trong phạm vi đã được phê duyệt rõ ràng, đúng mục đích công việc.
Với X Bank, mỗi nhân viên sẽ được cấp một tài khoản riêng thông qua mã mời, cho phép họ thực hiện các giao dịch cần thiết phục vụ công việc mà không phải ứng tiền cá nhân. Tất cả các khoản thanh toán đều được trích từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt quy định về thanh toán không dùng tiền mặt.
Đặc biệt, X Bank được kết nối trực tiếp với hệ thống dữ liệu của Tổng cục Thuế. Nhờ vậy, mỗi giao dịch đều được đối soát tự động với thông tin hóa đơn VAT, giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn diện tính hợp lệ của từng khoản chi ngay tại thời điểm phát sinh.
Trong những trường hợp đặc biệt, khi nhân viên đã phải chi tiền cá nhân trước cho công việc, họ chỉ cần nhập mã hóa đơn vào hệ thống X Bank. Sau khi hệ thống xác minh đầy đủ và chính xác thông tin từ cơ quan thuế, tiền hoàn ứng sẽ tự động được chuyển từ tài khoản công ty về tài khoản cá nhân của nhân viên mà không cần phải qua các bước lập và duyệt lệnh rườm rà như trước.
Với cách làm này, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo kiểm soát tài chính chặt chẽ và bảo toàn quyền khấu trừ VAT, mà còn tinh giản đáng kể quy trình vận hành, giảm bớt áp lực cho ban giám đốc và bộ phận kế toán. Đồng thời, nhân viên cũng cảm thấy yên tâm hơn khi thu nhập cá nhân được bảo toàn, quy trình chi tiêu minh bạch, rõ ràng.
