Đâu là giải pháp giúp doanh nghiệp chuẩn bị kịp thời và êm ru, không gây xáo trộn nội bộ? Từ ngày 1/7/2025, theo quy định mới của Luật Thuế Giá trị gia tăng, chỉ những giao dịch được thanh toán không dùng tiền mặt qua tài khoản doanh nghiệp mới đủ điều kiện khấu trừ thuế VAT. Quy định này đang khiến không ít doanh nghiệp, đặc biệt là nhóm vừa và nhỏ, lúng túng trong việc thích nghi và triển khai mà không làm gián đoạn hoạt động vận hành thường ngày.
Rà soát toàn bộ quy trình chi tiêu nội bộ
Trước thềm chính sách mới có hiệu lực, bước đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện là nhìn lại toàn bộ cách thức quản lý chi tiêu đang áp dụng. Việc này không chỉ đơn thuần là kiểm tra hồ sơ kế toán, mà cần một cuộc rà soát sâu – từ những khoản chi nhỏ lẻ đang được thanh toán bằng tiền mặt hoặc từ tài khoản cá nhân của nhân viên, đến tần suất phát sinh các giao dịch có giá trị dưới 10 triệu đồng, vốn rất phổ biến trong các hoạt động vận hành thường ngày.
Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần đánh giá lại thời gian xử lý hoàn ứng – từ lúc nhân viên bỏ tiền túi chi hộ đến khi được hoàn trả là bao lâu, có tồn đọng nhiều không, và khâu nào đang gây ra chậm trễ.
Những thông tin này đóng vai trò như dữ liệu nền quan trọng, giúp doanh nghiệp xác định đúng “điểm nghẽn” trong quy trình tài chính hiện tại. Đây cũng là cơ sở để xây dựng lộ trình cải tổ phù hợp, tránh lâm vào thế bị động hay phải “chạy nước rút” khi quy định mới chính thức áp dụng.
Chấm dứt dần mô hình hoàn ứng truyền thống
Nhiều doanh nghiệp vẫn đang vận hành theo quy trình: nhân viên ứng tiền cá nhân → làm đề nghị hoàn ứng → kế toán kiểm tra → giám đốc ký duyệt → chuyển khoản hoàn lại.
Quy trình này không chỉ tốn thời gian, kém minh bạch, mà còn vi phạm quy định khấu trừ thuế nếu khoản chi không được thực hiện từ tài khoản công ty. Đã đến lúc các doanh nghiệp cần chấm dứt mô hình này bằng việc chủ động tổ chức lại cách cấp phát chi tiêu ngay từ đầu.
Áp dụng giải pháp số hóa quy trình tài chính
Để chuyển đổi thành công mà không gây xáo trộn, các doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp số hóa quy trình tài chính một cách bài bản, linh hoạt và minh bạch.
Mô hình “doanh nghiệp là một ngân hàng” với X Bank
X Bank là một nền tảng quản lý chi tiêu nội bộ thông minh, được phát triển dựa trên mô hình: Mỗi doanh nghiệp vận hành như một ngân hàng riêng, trong đó:
- Giám đốc là chủ ngân hàng, quản lý toàn bộ dòng tiền, đặt hạn mức và phê duyệt định hướng tổng thể.
- Nhân viên là người được cấp tài khoản, có quyền chi tiêu trong hạn mức được duyệt, nhưng không phải chờ đợi duyệt từng giao dịch nhỏ.
Điểm nổi bật của X Bank:
- Mỗi giao dịch phải gắn liền với hóa đơn VAT hợp lệ.
- Doanh nghiệp có thể kết nối dữ liệu với Tổng cục Thuế, đối soát hóa đơn tự động.
- Giao dịch được thực hiện trực tiếp từ tài khoản công ty đến nhà cung cấp – không cần nhân viên ứng tiền cá nhân trước.
- Nếu đã chi từ tài khoản cá nhân, chỉ cần nhập mã hóa đơn vào X Bank, hệ thống sẽ xác minh với Tổng cục Thuế. Khi hợp lệ, tiền sẽ tự động hoàn trả từ công ty về tài khoản nhân viên.
Truyền thông nội bộ rõ ràng và training kịp thời
Khi thay đổi quy trình tài chính, điều quan trọng không kém là truyền thông rõ ràng đến toàn thể nhân sự để tránh tâm lý lo lắng hoặc hiểu sai. Đồng thời, cần tổ chức các buổi huấn luyện hoặc cung cấp hướng dẫn chi tiết để nhân viên nắm được cách thức chi tiêu mới.
Thay vì áp dụng đột ngột trên toàn bộ công ty, doanh nghiệp có thể thử nghiệm trước với 1-2 bộ phận, sau đó nhân rộng khi hệ thống vận hành ổn định. Điều này giúp giảm áp lực, tăng sự kiểm soát và điều chỉnh linh hoạt hơn.
Chính sách VAT mới là thách thức nhưng cũng là cơ hội để doanh nghiệp chuyển mình hiện đại hóa. Thay vì đối mặt với rủi ro mất quyền khấu trừ VAT, bị phạt hành chính hoặc khiến nhân viên bức xúc vì quy trình chậm chạp, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị ngay từ bây giờ.
X Bank chính là một trong những giải pháp đi đầu giúp doanh nghiệp chuyển đổi nhanh – vận hành mượt – kiểm soát chặt, đồng thời tạo môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp hơn.
👉 Xem thêm về X Bank tại: https://casso.vn/expense/
