Trong nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy chế chi tiêu nội bộ dễ bị xem nhẹ hoặc bỏ quên. Đơn giản vì quy chế thường chỉ tồn tại dưới dạng một tài liệu rời rạc (file PDF, bản cứng, nội quy) trong khi quy trình chi tiêu lại được thực hiện qua email, Zalo, file Excel, hoặc thậm chí từ tiền túi cá nhân. Sự rời rạc khiến quy chế trở nên mờ nhạt, không được tuân thủ, gây ra lãng phí và rủi ro tài chính.
Một hệ quả thường thấy là nhân viên có thể quên xin phê duyệt trước khi chi tiêu, không rõ về hạn mức hoặc không biết gửi hóa đơn ở đâu và theo định dạng nào. Điều này không chỉ khiến quy trình tài chính bị tắc nghẽn mà còn tăng áp lực lên bộ phận kế toán – tài chính và cả ban lãnh đạo, những người vốn cần dành thời gian cho các quyết định chiến lược thay vì duyệt từng khoản chi nhỏ lẻ.
Mục tiêu của một quy chế chi tiêu hiện đại
Một quy chế chi tiêu nội bộ hiệu quả không chỉ là công cụ kiểm soát mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp:
- Tăng tính minh bạch trong vận hành
- Giảm thiểu sai sót và lạm chi
- Tự động hóa quy trình tài chính
- Tăng tốc quá trình đối chiếu, xử lý dữ liệu và sổ sách
- Giảm tải các công việc thủ công của bộ phận kế toán, đồng thời tăng trải nghiệm của nhân viên
Tuy nhiên, để đạt được những điều trên, quy chế chi tiêu của doanh nghiệp phải được cài vào hệ thống – tức là không chỉ dừng lại ở một văn bản – mà phải gắn liền với quy trình chi tiêu hằng ngày.
5 bước xây dựng quy chế chi tiêu hiệu quả
- Xác định thế nào là chi phí hợp lý Doanh nghiệp cần phân loại rõ các nhóm chi phí phát sinh phổ biến như chi phí công tác, văn phòng phẩm, chi phí tiếp khách, chi phí truyền thông, từ đó đặt ra quy tắc cụ thể về giới hạn, người duyệt, và chứng từ đi kèm.
- Xây dựng quy trình phê duyệt rõ ràng Quy định cụ thể ai được quyền phê duyệt mức chi bao nhiêu, có cần báo trước hay không, và phải phê duyệt qua hình thức nào. Thiết kế các luồng duyệt phù hợp với cấu trúc tổ chức và mức độ phân quyền.
- Quy định chứng từ và hoàn tiền Rõ ràng về yêu cầu hóa đơn (VAT hay không), thời hạn gửi yêu cầu hoàn ứng, thời gian kế toán xử lý hoàn tiền. Điều này tránh gây ách tắc do chậm trễ hoặc thiếu minh bạch.
- Liệt kê các khoản chi không được phép Không chỉ nêu các khoản được chi, quy chế cần nêu rõ các khoản không được phép – ví dụ: chi cho mục đích cá nhân, vượt mức chưa duyệt, chi từ tài khoản cá nhân không có hóa đơn.
- Đảm bảo quy chế được thực thi tự động Doanh nghiệp cần hệ thống hóa các quy định này vào một công cụ mà nhân viên thực sự sử dụng hằng ngày, tránh lệ thuộc vào việc ghi nhớ thủ công.
Quy chế nội bộ: không chỉ là tài liệu, mà là quy trình tự động và liền mạch
Đây là lúc các nền tảng số hóa như Casso Xpense phát huy vai trò. Thay vì kỳ vọng nhân viên ghi nhớ quy chế, Casso Xpense tích hợp trực tiếp mọi quy định chi tiêu vào hệ thống:
- Hạn mức chi tiêu rõ ràng: Mỗi nhân viên được cấp hạn mức theo vai trò, phòng ban hoặc dự án.
- Luồng duyệt tự động theo ngưỡng: Hệ thống tự động chuyển duyệt đến người có thẩm quyền khi vượt ngưỡng.
- Tự động đối chiếu hóa đơn: Kết nối với Tổng cục Thuế để xác minh hóa đơn VAT.
- Hoàn ứng tự động: Giao dịch từ tiền túi vẫn được hoàn ứng nhanh chóng nếu hóa đơn hợp lệ.
👉 Xem thêm về Casso Xpense tại: https://casso.vn/expense/
Lợi ích rõ ràng từ việc tích hợp quy chế vào hệ thống quản lý chi tiêu
- Giảm sai sót và thất thoát ngân sách
- Tăng trải nghiệm và sự chủ động của nhân viên
- Giảm tải cho kế toán và giám đốc
- Tuân thủ nghiêm ngặt quy định thuế
- Minh bạch toàn diện trong chi tiêu
Quy chế tốt nhất là quy chế được thực thi mà không cần ghi nhớ
Một quy chế hiệu quả không cần nhân viên phải ghi nhớ từng chi tiết, mà phải được hệ thống hóa để mọi hành động chi tiêu đều tự động tuân thủ quy định.
Với Casso Xpense, quy chế chi tiêu nội bộ không còn là một văn bản bị lãng quên trong Google Drive. Nó trở thành một phần sống động của hệ thống tài chính doanh nghiệp được thực hiện, giám sát và kiểm soát tự động, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, minh bạch và tăng trưởng bền vững.
Bạn muốn quy chế chi tiêu nội bộ được thực thi tự nhiên, không cần nhắc nhở? Hãy bắt đầu với Casso Xpense – nền tảng quản lý chi tiêu nội bộ thế hệ mới.
