Tại nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, giám đốc thường phải “ôm đồm” quá nhiều đầu việc, từ hoạch định chiến lược đến những việc tưởng chừng nhỏ nhặt như duyệt lệnh chi cho từng khoản mua sắm văn phòng phẩm, thanh toán dịch vụ phần mềm hay tạm ứng chi phí công tác. Không ít lãnh đạo thừa nhận, có những ngày họ phải ký duyệt hàng chục tờ trình chi tiêu chỉ trong vài giờ, chưa kể các giấy tờ còn tồn đọng do nhân viên ứng tiền trước.
Trong khi đó, bộ phận kế toán cũng rơi vào tình cảnh quá tải. Họ phải đối mặt với hàng loạt hóa đơn nhỏ lẻ, sổ sách thủ công và áp lực kiểm soát tính hợp lệ của từng giao dịch. Mỗi sai sót, dù nhỏ nhất, cũng có thể khiến doanh nghiệp mất quyền khấu trừ VAT, đối mặt với rủi ro về pháp lý hoặc bị thanh tra, kiểm tra bất ngờ.
Vấn đề không nằm ở từng khoản chi cụ thể, mà là ở cách doanh nghiệp đang quản lý dòng tiền và kiểm soát hóa đơn. Khi mọi thứ còn phụ thuộc vào quy trình thủ công, thiếu sự kết nối, minh bạch và số hóa, áp lực dồn lên lãnh đạo và phòng kế toán là điều khó tránh khỏi.
Bài toán đặt ra: Vừa kiểm soát chặt, vừa vận hành linh hoạt - có khó không?
Trên thực tế, bài toán quản lý chi tiêu nội bộ hiện nay không chỉ là câu chuyện về kiểm soát tài chính, mà còn là bài toán về hiệu suất vận hành và sự hài lòng của nhân viên.
Nếu cứ duy trì mô hình cũ, giám đốc phải ký từng lệnh chi, kế toán phải rà soát từng hóa đơn, nhân viên phải tự ứng tiền rồi chờ hoàn trả - tất cả tạo thành một vòng lặp tốn thời gian, dễ phát sinh sai sót và ảnh hưởng trực tiếp đến tinh thần làm việc của đội ngũ.
Trong bối cảnh đó, nhiều doanh nghiệp bắt đầu quan tâm đến việc ứng dụng các giải pháp công nghệ, hướng tới mô hình “doanh nghiệp là một ngân hàng riêng” - nơi mỗi nhân viên được phân quyền, cấp hạn mức rõ ràng để tự chủ động thực hiện các khoản chi trong phạm vi công việc, còn doanh nghiệp kiểm soát toàn diện mọi giao dịch trên nền tảng số.
Casso Xpense - Công cụ quản lý chi tiêu giúp lãnh đạo “rảnh tay”, kế toán vận hành nhẹ nhàng
Casso Xpense chính là một ví dụ điển hình cho mô hình quản lý chi tiêu nội bộ thông minh mà nhiều doanh nghiệp đang hướng tới. Với Casso Xpense , mỗi nhân viên được cấp tài khoản riêng thông qua mã mời invitation code, được phép chủ động thực hiện các giao dịch thanh toán cho công việc trong hạn mức cho phép.
Điểm nổi bật là tất cả các khoản chi đều được thực hiện trực tiếp từ tài khoản doanh nghiệp đến nhà cung cấp hoặc đối tác, đảm bảo đáp ứng quy định thanh toán không dùng tiền mặt theo luật mới có hiệu lực từ ngày 1/7/2025.
Bên cạnh đó, hệ thống Casso Xpense kết nối trực tiếp với dữ liệu Tổng cục Thuế, tự động đối soát thông tin hóa đơn VAT. Trong trường hợp đặc biệt, khi nhân viên đã chi tiền cá nhân, chỉ cần nhập mã hóa đơn vào hệ thống, Casso Xpense sẽ kiểm tra tính hợp lệ và hoàn ứng tự động về tài khoản cá nhân, không cần giám đốc ký duyệt từng lệnh như trước.
Nhờ đó:
- Giám đốc giải phóng được thời gian, tập trung vào những công việc có giá trị chiến lược.
- Bộ phận kế toán giảm áp lực kiểm tra, xử lý giấy tờ thủ công.
- Nhân viên yên tâm thực hiện các khoản chi mà không phải tự ứng tiền túi, tinh thần làm việc được cải thiện.
- Doanh nghiệp kiểm soát toàn diện dòng tiền, hạn chế tối đa rủi ro về thuế và pháp lý.
Trong bối cảnh pháp lý ngày càng siết chặt, đặc biệt là quy định 100% hàng hóa, dịch vụ phải được thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ VAT, việc số hóa quy trình tài chính không còn là lựa chọn, mà là yêu cầu tất yếu để vận hành doanh nghiệp hiệu quả.
Giải pháp như Casso Xpense đang mở ra hướng đi mới, giúp doanh nghiệp không chỉ tối ưu quản lý chi tiêu mà còn bảo toàn quyền lợi thuế, nâng cao hiệu suất vận hành và giải phóng áp lực cho cả lãnh đạo lẫn bộ phận kế toán.
