Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc xử lý các khoản chi tiêu nội bộ – đặc biệt là các khoản nhỏ, phát sinh thường xuyên – luôn là một thách thức. Một mặt, doanh nghiệp muốn giữ sự linh hoạt; mặt khác, hệ thống kế toán – tài chính lại cần đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ quy định pháp luật.
Trong bối cảnh các quy định về thuế VAT ngày càng siết chặt, mô hình “tạm ứng – hoàn ứng” truyền thống không còn là lựa chọn an toàn. Nhu cầu về một quy trình chi tiêu đơn giản hơn, nhưng vẫn đảm bảo kiểm soát và hợp lệ, đang trở nên cấp thiết.
Quy trình chi tiêu nội bộ: Bài toán cũ nhưng chưa có lời giải hiệu quả
Tại phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là các công ty chưa có hệ thống kế toán – tài chính phức tạp, những khoản chi tiêu phục vụ vận hành thường đi theo một lối mòn:
Nhân viên tạm ứng cá nhân → gửi đề nghị thanh toán → kế toán kiểm tra hóa đơn → kế toán trưởng lập lệnh → giám đốc duyệt → chuyển khoản.
Ngay cả những khoản dưới 5–10 triệu đồng – như phí phần mềm, đặt cọc địa điểm, văn phòng phẩm – cũng cần trải qua ít nhất 3 đến 4 cấp phê duyệt. Không chỉ kéo dài thời gian xử lý, mô hình này còn tiềm ẩn nhiều rủi ro:
- Chi từ tài khoản cá nhân: khiến giao dịch mất điều kiện khấu trừ VAT
- Gộp chứng từ, hoàn ứng muộn: gây rối loạn dòng tiền và sai lệch sổ sách
- Thủ công toàn bộ quy trình: dẫn đến sai sót, thiếu minh bạch, và giảm năng suất
Trong khi đó, đội ngũ giám đốc – người cần tập trung vào chiến lược – lại thường xuyên bị cuốn vào những lệnh chi nhỏ lẻ không đáng có.
Quy định mới từ 01/07/2025: Siết lại khâu thanh toán, nâng chuẩn khấu trừ thuế
Theo điểm mới trong quy định thuế có hiệu lực từ ngày 1/7/2025:
- Chỉ những giao dịch có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế VAT
- Không còn phân biệt giao dịch “dưới 20 triệu đồng” – mọi khoản chi đều phải chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng mang tên doanh nghiệp
- Giao dịch từ tài khoản cá nhân hoặc bằng tiền mặt, dù có hóa đơn, vẫn không đủ điều kiện hợp lệ
Với những doanh nghiệp vẫn giữ thói quen để nhân viên tự chi rồi hoàn ứng, đây là một rủi ro hiện hữu – vừa gây mất quyền khấu trừ, vừa có thể dẫn đến phạt hành chính trong trường hợp bị thanh tra phát hiện sai lệch dòng tiền.
Tự động hóa chi tiêu nội bộ: Giải pháp tất yếu trong vận hành tài chính hiện đại
Trong bối cảnh đó, nhiều doanh nghiệp bắt đầu tìm kiếm một mô hình quản lý chi tiêu nội bộ tối ưu hơn, cho phép:
- Chủ động giao dịch mà không cần lập – trình – ký duyệt thủ công
- Đảm bảo mọi khoản chi đi kèm hóa đơn hợp lệ
- Tuân thủ đúng quy định về thanh toán không dùng tiền mặt
- Kiểm soát ngân sách theo vai trò từng nhân viên
Một trong những mô hình đang được áp dụng là “doanh nghiệp vận hành như một ngân hàng nội bộ”, nơi mỗi nhân viên được cấp tài khoản chi tiêu riêng trong phạm vi đã được xác định, còn người đại diện pháp luật đóng vai trò quản trị tổng thể, không cần xử lý từng giao dịch lẻ.
Casso Xpense và hướng tiếp cận “mỗi doanh nghiệp là một ngân hàng”
Casso Xpense là một nền tảng tài chính nội bộ được phát triển nhằm hiện thực hóa mô hình kể trên. Giải pháp này đã được ứng dụng nội bộ tại Công ty TNHH Casso từ cuối năm 2024 và hiện đang được triển khai mở rộng ra thị trường SME.
Cách thức vận hành của Casso Xpense:
- Mỗi nhân viên được cấp tài khoản riêng, thông qua mã mời (invitation code)
- Chi tiêu trực tiếp đến nhà cung cấp, không cần lập lệnh – chờ duyệt
- Giao dịch chỉ được phép thực hiện nếu đi kèm hóa đơn VAT hợp lệ, hệ thống tự động kết nối và kiểm tra qua RPA Tổng cục Thuế
- Nếu hóa đơn chưa có, hệ thống tạm chặn quyền giao dịch tiếp theo hoặc kích hoạt quy trình hoàn ứng tự động sau khi xác minh
🔗 Khám phá Casso Xpense ngay hôm nay tại: https://casso.vn/expense
Điểm đáng chú ý là hệ thống vận hành hoàn toàn tự động, nhưng vẫn đảm bảo:
- Mỗi khoản chi nằm trong hạn mức được cấp
- Có đối chiếu với hóa đơn thật, có mã kiểm tra hợp lệ từ cơ quan thuế
- Giám sát tập trung từ bộ phận tài chính doanh nghiệp
Lợi ích ghi nhận từ thực tế
Theo ghi nhận từ doanh nghiệp ứng dụng sớm mô hình này:
- Thời gian xử lý hoàn ứng giảm đến 90%
- Giảm đáng kể khối lượng hồ sơ thủ công cho phòng kế toán
- Tăng tỷ lệ hóa đơn được khấu trừ VAT hợp lệ do kiểm soát sát sao
- Nhân viên cảm thấy được tin tưởng, không phải gánh chi phí cá nhân tạm thời
- Lãnh đạo không còn phải ký tay từng lệnh chi, nhưng vẫn nắm rõ bức tranh tài chính hàng ngày.
Trong bối cảnh hệ thống pháp lý ngày càng chặt chẽ và yêu cầu minh bạch tài chính ngày càng cao, các doanh nghiệp – đặc biệt là SME – cần sớm chuyển đổi cách quản lý chi tiêu nội bộ.
Tối ưu hóa quy trình không còn là lựa chọn, mà là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp vận hành hiệu quả, hợp pháp và bền vững.
Giải pháp như Casso Xpense không chỉ giúp cắt giảm quy trình thủ công, mà còn đặt nền tảng cho một doanh nghiệp hiện đại – nơi mỗi nhân viên được chủ động trong giới hạn, mỗi khoản chi đều minh bạch ngay từ đầu.
