Trong bối cảnh kinh tế nhiều biến động, bài toán chi phí luôn là nỗi lo thường trực của doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME). Khác với các tập đoàn lớn, SME thường hoạt động với nguồn lực hạn chế, ngân sách vận hành eo hẹp và quỹ dự phòng mong manh. Chỉ một khoản phát sinh ngoài kế hoạch cũng có thể ảnh hưởng đến dòng tiền, thậm chí làm chậm kế hoạch kinh doanh. Vì vậy, việc tìm ra công cụ giúp tối ưu chi tiêu và quản lý tài chính hiệu quả trở thành nhu cầu cấp thiết.
Nhiều nghiên cứu quốc tế cho thấy, chi phí vận hành của SME có thể giảm đáng kể khi áp dụng công nghệ số. Một báo cáo của McKinsey chỉ ra rằng, việc tự động hóa quy trình tài chính và kế toán giúp doanh nghiệp tiết kiệm từ 15 đến 30% chi phí quản lý nội bộ. Điều này đến từ việc giảm sai sót thủ công, tiết kiệm thời gian nhân sự và hạn chế thất thoát trong quá trình đối soát. Ở Việt Nam, xu hướng số hóa quản trị tài chính cho SME cũng ngày càng rõ rệt, đặc biệt khi Nhà nước ban hành các nghị định khuyến khích thanh toán không tiền mặt, minh bạch hóa dòng tiền và kết nối dữ liệu hóa đơn điện tử.
Tuy vậy, câu hỏi đặt ra là: doanh nghiệp vừa và nhỏ thực sự có thể tiết kiệm bao nhiêu phần trăm chi phí nếu áp dụng một giải pháp cụ thể? Và liệu mức tiết kiệm đó có đáng để họ đầu tư vào một nền tảng mới?
Góc nhìn từ thực tế quản trị chi phí
Trong nhiều SME, chi phí quản lý nội bộ thường chiếm từ 10 đến 15% tổng chi phí vận hành. Bao gồm lương nhân viên kế toán, chi phí văn phòng, chi phí xử lý hóa đơn, và cả những khoản phát sinh do lỗi nhập liệu. Với đặc thù nguồn lực hạn chế, SME thường phải chấp nhận cách làm thủ công, từ việc nhập số liệu vào bảng tính Excel đến đối chiếu chứng từ bằng tay.
Hệ quả là thời gian xử lý báo cáo kéo dài, sai sót xuất hiện thường xuyên, và rủi ro thất thoát khó kiểm soát. Thực tế cho thấy, không ít SME mất trung bình 3 đến 5 ngày để khóa sổ kế toán cuối tháng, trong khi một số doanh nghiệp có quy trình phức tạp có thể mất cả tuần. Chi phí cơ hội vì thế tăng cao, do nhà quản lý không có dữ liệu tức thì để ra quyết định kịp thời.
Một ví dụ điển hình là trường hợp của một doanh nghiệp thương mại vừa tại TP.HCM. Do quy trình đối chiếu thủ công, công ty này từng mất tới 2% doanh thu mỗi năm chỉ vì chi vượt ngân sách hoặc không phát hiện kịp thời khoản chi bất hợp lệ. Con số 2% có thể không lớn với tập đoàn, nhưng với SME, đó là lợi nhuận của cả một dự án.
Vai trò của công nghệ trong việc tiết kiệm chi phí
Ở đây, công nghệ đóng vai trò then chốt. Khi quy trình chi tiêu được tự động hóa, doanh nghiệp không chỉ giảm bớt thời gian nhập liệu mà còn kiểm soát chặt chẽ từng khoản chi. Dữ liệu được số hóa theo thời gian thực, hóa đơn được đối soát ngay khi phát sinh, và báo cáo có thể tạo ra chỉ sau vài cú nhấp chuột.
Chính vì vậy, các nền tảng quản trị chi tiêu thông minh đang trở thành xu hướng. Trong số đó, giải pháp Casso Xpense được xem là phù hợp với SME nhờ khả năng tích hợp liền mạch với ngân hàng và hóa đơn điện tử. Khác với các công cụ quản lý chi tiêu truyền thống, Casso Xpense không chỉ ghi nhận khoản chi mà còn gắn trực tiếp với dòng tiền thực tế, đi thẳng từ tài khoản công ty đến tài khoản người nhận. Mỗi giao dịch vì thế đều được minh bạch, kèm theo chứng từ và hóa đơn điện tử đối chiếu ngay lập tức.
Casso Xpense có thể giúp tiết kiệm bao nhiêu?
Theo ước tính, SME có thể tiết kiệm trung bình 20% chi phí quản trị tài chính nội bộ khi áp dụng Casso Xpense. Con số này đến từ ba yếu tố chính.
Thứ nhất, giảm thời gian nhân sự. Nếu trước đây kế toán cần 3 ngày để hoàn tất báo cáo chi tiêu, thì nay có thể rút xuống chỉ còn vài giờ. Sự chênh lệch này tương đương với việc tiết kiệm chi phí lao động hàng tháng.
Thứ hai, giảm sai sót và thất thoát. Khi tất cả giao dịch gắn với hóa đơn điện tử, rủi ro nhập sai hoặc chi trùng hầu như được loại bỏ. SME có thể tránh được khoản thất thoát ước tính 3–5% tổng chi tiêu hàng năm.
Thứ ba, giảm chi phí cơ hội. Nhà quản lý có báo cáo tức thì, từ đó ra quyết định nhanh hơn, tránh lãng phí vốn. Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, việc có dữ liệu kịp thời có thể giúp doanh nghiệp tăng biên lợi nhuận lên đến 2–3%.
Cộng gộp lại, mức tiết kiệm có thể dao động từ 15 đến 25%, tùy quy mô và mức độ phức tạp của SME. Với một công ty chi 1 tỷ đồng mỗi năm cho quản lý tài chính, mức tiết kiệm 20% tương đương 200 triệu đồng – một khoản không nhỏ nếu tái đầu tư cho hoạt động kinh doanh.
🔗 Khám phá Casso Xpense ngay hôm nay tại: https://casso.vn/expense
Tác động dài hạn cho SME
Tiết kiệm chi phí chỉ là lợi ích tức thời. Về dài hạn, SME còn được hưởng lợi từ việc xây dựng một nền tảng quản trị tài chính minh bạch, hiện đại. Đây là yếu tố quan trọng nếu doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô, tiếp cận vốn đầu tư hoặc tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu. Các đối tác, ngân hàng và quỹ đầu tư thường đánh giá cao những doanh nghiệp có khả năng kiểm soát chi tiêu chặt chẽ và minh bạch dòng tiền.
Ngoài ra, việc tuân thủ quy định Nhà nước về hóa đơn điện tử và minh bạch giao dịch cũng trở nên dễ dàng hơn. Khi Chính phủ đang thúc đẩy nghị định về open API và kết nối dữ liệu tài chính, SME áp dụng sớm sẽ có lợi thế, tránh phải “chạy theo” khi quy định bắt buộc được áp dụng rộng rãi.
Cái nhìn thận trọng
Dĩ nhiên, không có giải pháp nào phù hợp với tất cả. Việc tiết kiệm bao nhiêu phần trăm chi phí còn phụ thuộc vào cách doanh nghiệp triển khai, mức độ sẵn sàng của nhân sự và văn hóa quản trị. SME cần đầu tư thời gian để đào tạo đội ngũ, chuẩn hóa quy trình và tích hợp hệ thống. Tuy vậy, so với chi phí duy trì cách làm cũ, khoản đầu tư ban đầu thường nhỏ hơn rất nhiều.
Trong bức tranh đầy áp lực của SME, bài toán tiết kiệm chi phí quản trị tài chính không còn là lựa chọn, mà là điều kiện sống còn. Các số liệu nghiên cứu và thực tế triển khai cho thấy, doanh nghiệp có thể kỳ vọng mức tiết kiệm 15–25% khi áp dụng giải pháp tự động hóa, trong đó Casso Xpense là một ví dụ điển hình.
Không chỉ dừng lại ở tiết kiệm, Xpense còn giúp SME xây dựng nền tảng quản trị minh bạch, tuân thủ quy định và sẵn sàng cho tương lai số hóa. Với những doanh nghiệp đang nỗ lực mở rộng quy mô, đây có thể là bước đi chiến lược để bảo toàn dòng tiền và tối ưu hóa lợi nhuận.
🔗 Khám phá Casso Xpense ngay hôm nay tại: https://casso.vn/expense
