Trong bối cảnh pháp lý ngày càng chặt chẽ, đặc biệt khi chính sách mới về khấu trừ thuế VAT có hiệu lực từ 1/7/2025, yêu cầu về tính minh bạch và hợp lệ của từng hóa đơn trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp không chỉ cần hóa đơn VAT hợp lệ, mà còn phải chứng minh được việc thanh toán không dùng tiền mặt từ tài khoản doanh nghiệp thì mới đủ điều kiện khấu trừ.
Trên thực tế, việc đối soát hóa đơn – từ mã số thuế, ngày giờ phát hành, đơn vị xuất hóa đơn đến số tiền – đang là khâu gây khó khăn cho nhiều kế toán viên và lãnh đạo doanh nghiệp. Khi khối lượng giao dịch lớn, quy trình đối soát thủ công không chỉ mất thời gian mà còn dễ phát sinh sai sót, khiến doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ bị loại hóa đơn, mất quyền khấu trừ hoặc thậm chí bị phạt hành chính.
Không thể chủ quan với hóa đơn đầu vào
Rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là nhóm vừa và nhỏ, vẫn vận hành theo mô hình cũ: nhân viên ứng tiền cá nhân để chi tiêu, sau đó nộp lại hóa đơn để hoàn ứng. Tuy nhiên, những hóa đơn này nếu không được thanh toán từ tài khoản công ty hoặc có sai sót về nội dung, rất dễ bị cơ quan thuế loại trừ.
Trong khi đó, quy định mới yêu cầu mỗi hóa đơn muốn được khấu trừ phải đáp ứng hai điều kiện:
- Có hóa đơn VAT hợp lệ
- Giao dịch được thanh toán qua tài khoản ngân hàng mang tên doanh nghiệp
Việc chỉ kiểm tra hóa đơn trên giấy hay đối chiếu thủ công sẽ không còn đủ sức bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro về thuế.
Casso Xpense – Kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế để đối soát tự động
Một hướng đi hiệu quả mà nhiều doanh nghiệp tiên phong đang áp dụng là sử dụng nền tảng Casso Xpense – giải pháp quản lý chi tiêu nội bộ thông minh được tích hợp RPA kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế. Nhờ đó, quá trình xác minh hóa đơn diễn ra gần như tức thời, giúp giảm thiểu lỗi thủ công và loại bỏ sai sót nghiệp vụ.
Cách hoạt động:
Ngay khi nhân viên nhập mã số hóa đơn vào Casso Xpense, hệ thống sẽ kết nối dữ liệu với Tổng cục Thuế. Nếu hóa đơn hợp lệ – đầy đủ thông tin, phát hành đúng chuẩn, đơn vị phát hành được xác thực – hệ thống sẽ tự động hiển thị trạng thái “Hợp lệ”. Khoản hoàn ứng sẽ được kích hoạt, chuyển từ tài khoản công ty về tài khoản cá nhân mà không cần duyệt thủ công.
Lợi ích mở rộng từ Casso Xpense
Không chỉ dừng lại ở việc đối soát hóa đơn nhanh chóng, Casso Xpense còn mang đến nhiều giá trị khác:
- Tăng tốc quy trình hoàn ứng: Loại bỏ bước lập đề nghị, chờ duyệt, chuyển khoản – tiết kiệm thời gian cho cả kế toán và nhân viên.
- Ngăn chặn rủi ro hóa đơn sai, hóa đơn giả: Hệ thống lọc tự động, đảm bảo chỉ những hóa đơn hợp lệ mới được ghi nhận.
- Xây dựng kho dữ liệu hóa đơn điện tử: Giúp kế toán dễ dàng thống kê đầu vào theo tháng/quý, hỗ trợ báo cáo thuế nhanh chóng, chính xác.
- Hạn chế sai sót nội bộ: Giao diện trực quan, luồng quy trình tự động, giúp giảm nhầm lẫn do thao tác thủ công.
- Bảo toàn quyền khấu trừ VAT hợp pháp: Đảm bảo doanh nghiệp không bị mất quyền lợi thuế chỉ vì lỗi vận hành nội bộ.
Chủ động ứng phó, tránh rủi ro thuế ngầm
Trong bối cảnh chính sách thuế ngày càng nghiêm ngặt, đặc biệt với yêu cầu “không dùng tiền mặt để được khấu trừ VAT”, doanh nghiệp cần thay đổi cách thức quản trị tài chính ngay từ bên trong.
Casso Xpense không chỉ là một công cụ kỹ thuật, mà là một “tấm khiên” bảo vệ doanh nghiệp khỏi những rủi ro thuế ngầm, hỗ trợ vận hành mượt mà và minh bạch – ngay cả trong giai đoạn chuyển đổi chính sách.
👉 Tìm hiểu thêm về Casso Xpense tại: https://casso.vn/expense/
