Chủ quan với hóa đơn: Doanh nghiệp tự đặt mình vào thế bị động
Theo các chuyên gia tài chính, có ít nhất ba nhóm rủi ro phổ biến mà doanh nghiệp dễ dàng vấp phải khi chưa kiểm soát chặt chẽ nguồn gốc và tính hợp lệ của hóa đơn VAT.
Thứ nhất, việc sử dụng hóa đơn của các đơn vị bỏ trốn, ngừng hoạt động hoặc không đủ điều kiện phát hành hóa đơn hợp lệ là rủi ro rất đáng lo ngại. Trong những trường hợp này, dù doanh nghiệp đã thực hiện giao dịch và thanh toán đầy đủ, hóa đơn đầu vào vẫn bị cơ quan thuế coi là không hợp pháp, dẫn đến việc loại trừ chi phí, truy thu thuế, thậm chí là phạt hành chính.
Thứ hai, các sai sót tưởng như đơn giản về thông tin trên hóa đơn, chẳng hạn như lệch mã số thuế, sai tên doanh nghiệp, nhầm lẫn mã hàng hóa hoặc dịch vụ… cũng có thể khiến doanh nghiệp bị từ chối khấu trừ thuế hoặc bị quy trách nhiệm cố tình khai sai. Những lỗi này thường xuất phát từ sự bất cẩn trong quá trình nhập liệu hoặc thiếu cơ chế đối soát kịp thời.
Thứ ba, rủi ro lớn nhất đến từ các hóa đơn bị nghi ngờ là hóa đơn khống hoặc hóa đơn quay vòng nhằm hợp thức hóa chi phí. Đây là nhóm rủi ro khiến doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ thanh tra toàn diện, bị truy thu thuế nhiều năm hoặc thậm chí bị xử lý hình sự nếu bị phát hiện có dấu hiệu gian lận có tổ chức.
Luật mới siết chặt điều kiện khấu trừ: Rủi ro tăng gấp bội
Đáng chú ý, từ ngày 01/07/2025, Luật Thuế Giá trị gia tăng sửa đổi chính thức có hiệu lực, bổ sung hàng loạt quy định siết chặt điều kiện khấu trừ thuế. Trong đó, việc thanh toán không dùng tiền mặt và hóa đơn điện tử hợp lệ được xác định là điều kiện bắt buộc để chi phí được chấp nhận.
Điều này đồng nghĩa, doanh nghiệp nếu không có giải pháp kiểm soát dòng tiền và hóa đơn hiệu quả, sẽ dễ dàng rơi vào “bẫy” rủi ro kép: vừa bị loại chi phí do thiếu hóa đơn hợp lệ, vừa bị từ chối khấu trừ do không đáp ứng điều kiện thanh toán phi tiền mặt. Đây chính là nguyên nhân khiến cơ quan thuế gia tăng các đợt thanh tra, kiểm tra chuyên đề về hóa đơn, đặc biệt tại các doanh nghiệp có phát sinh nhiều giao dịch nhỏ lẻ hoặc các khoản ứng trước cho nhân viên.
Xbank – Giải pháp quản trị chi tiêu và hóa đơn toàn diện
Trong bối cảnh đó, việc ứng dụng các nền tảng công nghệ hiện đại vào quản trị chi tiêu được xem là hướng đi tất yếu để doanh nghiệp vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa tối ưu hiệu quả vận hành.
Tiêu biểu có thể kể đến giải pháp X Bank – nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập hạn mức chi tiêu cho từng cá nhân hoặc bộ phận. Điểm nổi bật của X Bank chính là cơ chế đi tiền trực tiếp từ tài khoản công ty sang tài khoản người thụ hưởng, bỏ qua bước duyệt lệnh rườm rà, nhưng vẫn đảm bảo mỗi giao dịch buộc phải khớp với một hóa đơn VAT hợp lệ.
X Bank vận hành dựa trên công nghệ API chuyển tiền kết nối với ngân hàng và API tra cứu hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp kiểm soát đồng thời cả dòng tiền và chứng từ đầu vào. Nhờ đó, các khoản chi tiêu phát sinh, kể cả nhỏ lẻ, đều được đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp, giảm thiểu nguy cơ bị loại chi phí hoặc vướng vào tranh chấp với cơ quan thuế.
👉 Tìm hiểu thêm về X Bank tại: https://casso.vn/expense/
Chủ động phòng ngừa rủi ro từ hóa đơn
Có thể thấy, trong giai đoạn các quy định về hóa đơn và thuế VAT ngày càng siết chặt, việc chủ động kiểm soát rủi ro không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những hệ lụy về mặt pháp lý mà còn nâng cao năng lực quản trị nội bộ, xây dựng nền tảng tài chính minh bạch và bền vững.
Hóa đơn VAT, nếu được quản lý bài bản, sẽ là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và tạo dựng niềm tin với đối tác, cơ quan quản lý. Ngược lại, sự chủ quan hay thiếu kiểm soát lại có thể biến hóa đơn thành điểm yếu, “mời gọi” thanh tra và đẩy doanh nghiệp vào những rủi ro pháp lý khó lường.
